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POCMinutes.
L’assistant de réunion qui propose sans jamais décider.
Le cycle complet, pas seulement le PVPréparation de l’ordre du jour, séance par segments, projet de PV, note réflexive, actions, mémoire interrogeable.
Objectif de conception : maîtrise des donnéesLa maquette illustre un traitement local envisagé. Son architecture et sa sécurité restent à éprouver en conditions réelles.
Conçu avec le secteur socialAnonymisation par défaut, cadres de réunion métier, charte d’usage : l’outil s’installe avec une équipe, pas sur elle.
Le fil du travail collectif · Préparer. Décider. Se souvenir. · exploration du cycle de réunion · 2026
Bienvenue dans la maquette
Explorez un scénario fictif. Aucun compte ni identifiant réel n’est nécessaire.
DÉMO · DONNÉES FICTIVES Aucune donnée réelle ne transite par cet espace.
Espace de travailVue d’ensemble
CD
Mardi 15 septembre 2026
Bonjour Claire,
Retrouvez le fil de vos réunions et des engagements de l’équipe.
Votre prochaine étape
Réunion d’équipe psychosociale
Aujourd’hui · 14:00 · salle B45 min prévues3 points
À votre attention
Cycle en cours — réunion du 15 septembre
Préparation
Réunions récentes
Réunion
Date
Statut
Le fil de l’équipe
Bernard T. a validé et diffusé le PV du CA du 7 septembre.
Hier · 21:48
Batch de nuit exécuté : CA du 7 septembre traité en 2 h 14 · 0 appel sortant.
Hier · 04:31
Aïcha B. a déposé un point pour la réunion du 15 septembre.
14 septembre · 16:12
Contrôle d’anonymisation : 1 doute signalé, PV non publié (entretien du 2 septembre).
2 septembre · 15:03
Préparer la réunion
Équipe psychosociale · mardi 15 septembre · 14:00 — les membres déposent leurs points, l’assistant aide à les clarifier, l’animatrice valide.
Ordre du jour · brouillon
L’ordre du jour
Des points proposés par l’équipe, clarifiés ensemble.
Proposition de structuration par l’assistant
45 min prévues · créneau de 60 min
L’équipe échange. Minutes garde le fil.
Réunion d’équipe psychosociale · 15 septembre 2026 · un point = un segment audio · trois boutons, rien d’autre.
Salle B · micro de conférence connecté
L’ordre du jour n’est pas encore validé. La séance peut démarrer quand même : l’outil ne bloque jamais une réunion.
Prêt à démarrer
Micro connecté · aucune captation
Trois boutons : ouvrir, clore, aparté.
00:00
TEMPS DE SÉANCE
Aparté — hors enregistrement. Rien de ce qui se dit maintenant ne laisse de trace.
Les segments de la séance
Traitement en batch de nuit
Les frontières restent éditables (déplacer, fusionner, scinder) tant que le PV n’est pas validé.0 min
Un espace pour la parole professionnelle.Se savoir enregistré change ce qu’on ose dire. D’où l’aparté hors trace, la note réflexive non nominative et l’accord explicite de l’équipe avant tout test.
D’un enregistrement au projet de PV
Une réunion captée ou déposée = un projet de PV templaté, une note réflexive, des actions, une mémoire. Aucune autre manipulation.
Régime nominal · batch de nuit
Déposer un enregistrement
Le préfixe du fichier choisit le cadre de réunion : EQ_ équipe psychosociale · CA_ CA/AG · EE_ entretien d’évaluation. Mode : traitement de nuit — projet de PV demain matin.
Choisir un fichier audio
Scénario simulé de traitement de nuit. Aucun traitement réel n’est exécuté ici.
Terminé en 2 h 41. 0 appel réseau sortant pendant le run · projet de PV prêt à relire.
File de traitement
4 réunions ce mois
Fichier / captation
Cadre
Déposé le
Statut
Résultat
EQ_2026-09-15_equipe-jeunes3 segments · 34 min · captation en séance
Équipe
15/09 · 15:37
En file — traité cette nuit
—
CA_2026-09-07_conseil.mp31 h 48
CA / AG
07/09 · 21:10
Traité en 2 h 14
PV v1 validé · 4 actions · indexé
EQ_2026-09-08_equipe-jeunes.mp31 h 05
Équipe
08/09 · 16:20
Traité en 2 h 58
PV v1 validé · note réflexive · 5 actions
EE_2026-09-02_entretien.m4a52 min
Entretien
02/09 · 15:03
Contrôle humain requis
1 donnée identifiante en doute — PV non publié
« Contrôle humain requis » n’est pas un échec : le système refuse de publier silencieusement un doute sur une donnée identifiante. L’humain tranche.
Les procès-verbaux
Des traces relues, des décisions retrouvables.
Documents de l’équipe
Réunion
Date
Cadre
Statut
Accès
Un PV à accès restreint apparaît dans la liste, mais son contenu, ses actions et sa mémoire restent invisibles pour qui n’y a pas droit. Changez de rôle (en haut à droite) pour le vérifier.
La parole devient une trace partagée.
Réunion d’équipe psychosociale · 15 septembre 2026 · projet généré le 16/09 à 04:31
Projet de PV · v1
Horizon Jeunesse · POC MinutesExemple fictif
Réunion d’équipe psychosociale
15 septembre 2026 · 3 points · 34 min (3 segments) Présents : Claire D. (coord.), Aïcha B., Marc V., Tom L. · Excusée : Julie R. 4 locuteurs distingués par diarisation anonyme · attribution nominative : geste humain, à la validation. Projet de PV — à relire et valider par une personne habilitée.
Synthèse de la réunion
L’équipe décide de l’orientation d’une situation vers le service logement partenaire, adopte la grille d’observation v2 et reporte la fête d’automne au 14 novembre sans en arrêter le budget.
1. Situations suivies · accès au logement
Décision adoptée · énoncée au rituel de clôture
Orientation de la situation J-2026-003 vers le service logement partenaire, sous réserve de l’accord de la famille. Référente : Aïcha B.
Point de vigilance · à confirmer
Situation J-2025-014 : assiduité scolaire ; la répartition des suivis reste à confirmer — rien n’a été tranché.
2. Grille d’observation v2 · adoption
Décision adoptée · énoncée au rituel de clôture
La grille d’observation v2 est adoptée et utilisée dès la semaine du 21 septembre ; bilan collectif le 6 octobre.
Propositions de l’assistant (3 formulations, marquées comme telles) : ① « la grille v2 est adoptée » · ② « la grille v2 est adoptée à l’essai pour un mois » · ③ « l’adoption est reportée dans l’attente des retours de Julie R. » Formulation adoptée par l’équipe : ① avec ajout de la date et du bilan. Le PV garde la trace de ce qui a été proposé face à ce qui a été adopté — qui formule influence.
3. Fête d’automne · organisation
Information · report
Report au 14 novembre (accord de tous). Budget évoqué, non chiffré — repris dans la note réflexive.
Actions issues de la réunion
Action
Responsable
Échéance
Contacter le service logement pour la situation J-2026-003
Aïcha B.
18/09/2026
Transmettre la grille d’observation v2 à l’équipe
Claire D.
18/09/2026
Préparer le point assiduité pour la prochaine réunion
Marc V. à confirmer
à confirmer
Une action sans responsable ou sans échéance est marquée « à confirmer », jamais complétée d’office. Prochaine réunion : 6 octobre 2026.
Ce qui mérite d’être repris
Note réflexive de la réunion du 15 septembre. Elle appartient à l’équipe : elle ne cite jamais nominativement les personnes, se formule en questions plutôt qu’en jugements, et ne remonte pas séparément vers la hiérarchie. Sa vocation : nourrir la préparation de la réunion suivante.
Questions restées ouvertes
La répartition des suivis liée à la situation J-2025-014 a-t-elle été réellement tranchée, ou reportée par défaut ?
Le budget de la fête d’automne a été évoqué sans être chiffré — qui instruit ce point pour la prochaine réunion ?
Hésitations exprimées (non attribuées)
Deux positions distinctes se sont exprimées sur la grille d’observation avant l’adoption ; l’unanimité finale recouvre-t-elle un accord réel ou une fatigue de fin de point ?
Sujets évoqués mais non traités
Le partenariat AMO (évoqué au point 1, non inscrit à l’ordre du jour). Le planning de garde de fin d’année.
Aucune intention, compétence ou disposition psychologique n’est attribuée aux personnes. Les hésitations appartiennent au collectif.
Une trace vérifiable
Pour chaque conclusion, retrouvez l’extrait de transcription dont elle a été extraite, le niveau de confiance de l’extraction et ce qui a été masqué.
v1 · ProjetGénérée le 16/09 à 04:31 · 3 anonymisations · 0 doute · disponible pour relecture.
Segments reçus15/09 à 15:37 · 3 segments depuis l’écran de séance.
Règle de mémoire
Le projet de PV et les transcriptions brutes ne sont jamais indexés dans la mémoire. Le document devient une source après validation humaine. La transcription brute est purgée à J+30.
Les décisions ont une suite.
Chaque action garde son responsable, son échéance et sa réunion d’origine. Rappels automatiques : phase suivante.
Les actions issues d’un PV à accès restreint n’apparaissent que pour les personnes autorisées. Aucune action n’est clôturée automatiquement.
La mémoire du collectif
Retrouvez une décision, comprenez son contexte, voyez ce qu’il reste à faire.
Sources validées uniquement
Moins chercher. Retrouver le fil.
Recherche limitée aux PV validés auxquels votre rôle donne accès · 47 PV indexés depuis janvier.
Modèle de langage local, interchangeable · aucun appel vers un service externe · chaque réponse cite son PV source · une absence d’information reste visible.
Un cadre adapté à chaque réunion
Le savoir-faire du secteur social encodé en Markdown ouvert, modifiable par la structure, versionné — la brique qu’aucun outil généraliste ne porte.
Les cadres organisent les traces. Ils ne produisent ni diagnostic social ni évaluation automatisée des professionnels. Interdits inscrits dans chaque cadre : jamais d’évaluation individuelle, jamais de « qui a dit quoi » à des fins de contrôle.
Un cadre de confiance
Réglages de la structure · l’administration technique (serveur, sauvegardes) relève de l’exploitant IT.
Souveraineté vérifiée : 0 appel réseau sortant pendant le dernier traitement (contrôle du 15/09, 04:31) — vérifié dans les journaux d’egress du serveur, pas déclaré sur une plaquette.
Modèles IA — interchangeables
Modèle de rédaction (local)
TranscriptionWhisper (faster-whisper) · local
Diarisationpyannote · anonyme
Changer de modèle ne modifie ni les workflows ni les cadres : garantie anti-enfermement, démontrée et non déclarée. Essayez le menu ↑
Traitement
Régime nominalBatch de nuit (22 h – 6 h) · CPU
Temps réel par segment · premium GPU à la demande, quelques euros par séance
Langue des réunionsFrançais (NL / EN : phase suivante)
Premium désactivé : les segments clos en séance sont traités la nuit. Activez pour voir apparaître, en séance, une synthèse de segment ~2 min après la clôture d’un point.
Données & conservation
Audio source après validation du PVSuppression
Transcriptions brutesPurge à J+30
Durées de conservation des PVSelon le cadre de réunion
Table de correspondance des codesHors système · dossier sécurisé du service
Ce qui n’a pas besoin d’être conservé est supprimé. Propositions par défaut — à valider juridiquement avant toute donnée réelle.
Charte d’usage
Charte signée par la structurev1 · 15/09/2026
Interdits d’usageévaluation des travailleurs · surveillance · « qui a dit quoi »
Droits des participantssavoir · refuser · faire corriger
Accord explicite de l’équipe de testSigné le 12/09
La charte fait partie du produit au même titre que les cadres — l’outil s’installe avec une équipe, pas sur elle.
Recommencer la démonstration
Remet le scénario à son point de départ (préparation en cours, aucun PV du jour).